Wat is het e-MJV en hoe gaat u ermee om?

Begin januari gaat het e-MJV weer open. Voor honderden industriële vestigingen in Nederland begint dan de jaarlijkse milieurapportage over het afgelopen jaar. Voor veel HSE-teams roept dat elk jaar dezelfde vragen op. Wie moet er rapporteren? Wat wordt er precies gevraagd? En hoe zorgt u ervoor dat de cijfers kloppen wanneer het bevoegd gezag ze beoordeelt?

In deze blog lichten wij het e-MJV van begin tot eind toe. Wij beginnen bij de basis, behandelen het indienen stap voor stap en gaan daarna dieper in op het afvaldeel, waar in de praktijk de meeste tijd in zit.

Wat is het e-MJV?

Het e-MJV staat voor elektronisch milieujaarverslag. Het is het systeem waarin u uw jaarlijkse milieurapportage indient.

Wanneer over "het e-MJV" wordt gesproken, wordt meestal het Integraal PRTR-verslag bedoeld. Dat is het verslag dat u in het e-MJV indient. Daarin rapporteert u over het afgelopen kalenderjaar:

• de uitstoot van stoffen naar lucht, water en bodem;
• het afval dat uw vestiging heeft afgevoerd (de afvalmodule);
• waar van toepassing uw energie- en watergebruik, en soms geur en geluid als uw vergunning dat voorschrijft.

Het is goed om één onderscheid helder te hebben. Het e-MJV is het systeem. De plicht om te rapporteren komt voort uit de regelgeving: de Europese PRTR-verordening, in Nederland uitgewerkt in onder meer het Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) onder de Omgevingswet.

Hetzelfde systeem wordt ook gebruikt voor andere rapportages, zoals die over zeer zorgwekkende stoffen (ZZS) en over olie- en gaswinning. Niet iedere gebruiker van het e-MJV heeft dus dezelfde verplichtingen. Een eigen duurzaamheidsverslag of jaarverslag vervangt de indiening in het e-MJV niet.

Wat gebeurt er met uw gegevens? Na goedkeuring door het bevoegd gezag gaan ze naar het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en naar Europa. Een deel wordt openbaar gemaakt via het nationale PRTR. Uw cijfers zijn dus niet alleen voor de overheid zichtbaar.

Voor wie geldt het e-MJV?

Of u moet rapporteren, hangt af van uw vestiging, niet van uw bedrijf als geheel. U toetst dit in drie stappen.

1. Voert u een activiteit uit die onder de regeling valt? De PRTR-verordening noemt in bijlage I 65 industriële activiteiten, verdeeld over negen sectoren. Bijvoorbeeld energieopwekking, raffinaderijen, de productie en bewerking van metalen, cement, glas en keramiek, de chemische industrie, afvalverwerking en afvalwaterzuivering, papier en hout, intensieve veehouderij en de voedingsmiddelenindustrie.

2. Zit u boven de capaciteitsdrempel? Bij veel activiteiten hoort een drempel. Een stookinstallatie valt er bijvoorbeeld pas onder boven 50 MW, een pluimveebedrijf vanaf 40.000 plaatsen. Sommige activiteiten hebben geen drempel. Dan geldt de regeling altijd.

3. Gaat u over een rapportagedrempel? Voor elke stof geldt een drempel voor uitstoot. Voor afval zijn er twee: meer dan 2 ton gevaarlijk afval per jaar, of meer dan 2.000 ton niet-gevaarlijk afval per jaar. Gaat u over een van die drempels, dan bent u rapportageplichtig.

Let op: de afvaldrempels maken u niet op zichzelf rapportageplichtig. Ook de activiteit en de capaciteit moeten aan de criteria voldoen. Een kantoor dat veel afval produceert, valt er dus niet onder.

U moet het werk al doen om te weten of rapporteren nodig is

Opvallend aan het e-MJV is dat u pas weet of u over de afvaldrempel gaat wanneer alle afvoer van het jaar is opgeteld. U moet het werk dus in feite al doen om vast te stellen of u moet rapporteren.

Daarom geldt voor vestigingen die onder de regeling vallen een registratieplicht, ook als ze uiteindelijk onder de drempels blijven. U houdt het hele jaar bij wat u afvoert en uitstoot, in een vastgelegd meet- en registratiesysteem. Zonder die registratie kunt u niet aantonen dat rapporteren niet nodig was. Wie geen verslag hoeft in te dienen, is dus nog wel tot registratie verplicht.

Het e-MJV-jaar in vogelvlucht

Het e-MJV volgt elk jaar hetzelfde ritme.

• Het hele jaar: u registreert uw uitstoot en de afvoer van afval.
• December: bedrijven en bevoegde gezagen krijgen een e-mail over de start van het nieuwe verslagjaar.
• Januari: het nieuwe verslagjaar staat open in de applicatie. U stelt een nieuw wachtwoord in.
• Voor 1 februari: vraag tijdig een concernaccount aan als u meerdere vestigingen invoert. Daarna garandeert de helpdesk de verwerkingstijd van vijf werkdagen niet meer.
• Voor 1 april: uw verslag moet definitief zijn ingediend. In de praktijk wordt 31 maart als deadline aangehouden.
• Voor 1 juli: het bevoegd gezag heeft uw verslag beoordeeld. Uitstel kan tot uiterlijk 30 september.
• 1 oktober: het e-MJV sluit tot de nieuwe release in januari. Alles over het afgelopen verslagjaar moet dan zijn afgerond.
• Een jaar later: de gegevens worden openbaar via het nationale PRTR.

Hoe dient u het e-MJV in? Stap voor stap

Stap 1: Zorg dat u toegang heeft

Nieuwe deelnemers vragen een account aan bij de helpdesk van het e-MJV. Bestaande deelnemers loggen in met hun e-mailadres. Elk jaar stelt u een nieuw wachtwoord in, omdat het oude vervalt.

Elke organisatie heeft één hoofdgebruiker. Die maakt via Accountbeheer accounts aan voor collega's en kan ze ook weer verwijderen. Regel dit tijdig, zeker als de hoofdgebruiker van vorig jaar inmiddels uit dienst is.

Bent u verantwoordelijk voor meerdere vestigingen? Dan kunt u een concernaccount aanvragen. U krijgt dan één inlog voor al uw vestigingen. De aanvraag doet u met een formulier dat u naar de helpdesk mailt.

Stap 2: Controleer de algemene gegevens

Controleer in de module Algemene gegevens of uw bedrijfsgegevens kloppen. Let vooral op het bevoegd gezag dat aan uw vestiging is gekoppeld. Meestal is dat de provincie, of de instantie die ook over uw omgevingsvergunning beslist. Staat hier de verkeerde instantie, dan komt uw verslag bij de verkeerde partij terecht.

Stap 3: Vul de modules in

Op het tabblad Index ziet u welke modules voor u openstaan, met de status "Gereed voor invoer". Dat zijn er meestal meerdere: emissies naar lucht, water en bodem, afval, en waar nodig energie en water.

Geef bij elk getal aan hoe u het heeft bepaald: gemeten, berekend of geschat. Voeg waar nodig bijlagen toe om uw cijfers te onderbouwen. Zit u voor een onderdeel onder de drempel, dan vinkt u dat aan in de module.

Stap 4: Controleer uw invoer

Gebruik het tabblad Controle. Daar ziet u een samenvatting en eventuele foutmeldingen. Vergelijk uw cijfers ook zelf met die van vorig jaar. Grote verschillen moet u kunnen toelichten, want het bevoegd gezag zal daar zeker naar vragen.

Stap 5: Maak definitief en publiceer

Zet de status op "Definitief ingevoerd" en publiceer het verslag via het tabblad Publiceren. Het systeem maakt dan automatisch een e-mail aan voor uw bevoegd gezag. Vergeet niet die te versturen. Doe dit uiterlijk 31 maart.

Stap 6: Handel de beoordeling af

Het bevoegd gezag beoordeelt uw verslag op volledigheid, consistentie en juistheid. Er zijn drie mogelijke uitkomsten:

• Geaccepteerd: het verslag is afgerond.
• Aanvulling gevraagd: u past de gegevens aan en publiceert opnieuw.
• Niet geaccepteerd: het verslag voldoet niet en is niet tijdig gecorrigeerd. Dat kan leiden tot handhaving.

Wilt u na acceptatie nog iets wijzigen, bijvoorbeeld omdat u een fout ontdekt? Dan gebruikt u het mutatieformulier.

Het afvaldeel in detail

Het PRTR-verslag bestaat uit meerdere modules, en het afvaldeel is er één van. U vult de afvalmodule in als uw vestiging over een van de afvaldrempels gaat. In de praktijk is het ook het deel waar de meeste tijd in zit. Dat komt doordat de gegevens uit veel verschillende bronnen komen: facturen, weegbonnen, begeleidingsbrieven en de overzichten van verschillende inzamelaars.

Wat telt mee?

Gaat u over een van de twee afvaldrempels, dan rapporteert u al uw afval: zowel het gevaarlijke als het niet-gevaarlijke deel.

Mee telt alles wat uw terrein verlaat. Ook afval van derden dat via uw vestiging wordt afgevoerd, en afval dat onderaannemers op uw terrein produceren en afvoeren. Dat laatste wordt vaak vergeten.

Afval dat u op uw eigen terrein verwerkt, telt alleen mee als u het inzet als brandstof, verbrandt of stort. Andere interne verwerking hoeft u niet te rapporteren.

Wat vult u in per afvalstroom?

Voor elke afvalstroom geeft u op:

• De EURAL-code. Dat is de Nederlandse versie van de Europese afvalstoffenlijst. Een sterretje in de code betekent dat het gevaarlijk afval is.
• De hoeveelheid, in ton per jaar.
• De verwerkingswijze. U kiest uit hergebruik of nuttige toepassing, inzet als brandstof, verbranden, storten of lozen, en een afvalscheidingsinstallatie. Bij een deel daarvan geeft u ook aan of het intern of extern gebeurt.
• De R- of D-code. R1 tot en met R13 staan voor nuttige toepassing, D1 tot en met D15 voor verwijdering.
• De bepalingsmethode. Gemeten (M), berekend (C) of geschat (E). Bij gemeten en berekend geeft u ook aan welke methode u heeft gebruikt. Meten heeft de voorkeur boven berekenen, en berekenen boven schatten.
• Bij slib: het percentage droge stof.

Exporteert u zelf gevaarlijk afval naar het buitenland, dan geeft u per ontvanger ook de naam en het adres van de verwerker op, en het adres van de locatie waar het afval daadwerkelijk wordt verwerkt. Het totaal daarvan moet aansluiten op wat u in de hoofdtabel als export heeft opgegeven.

De afvalmodule heeft geen importfunctie. U voert alles handmatig in, regel voor regel. Een spreadsheet kunt u wel als bijlage toevoegen, als onderbouwing voor het bevoegd gezag.

Een uitgebreide toelichting per veld leest u in EURAL-codes, R- en D-codes en M/C/E: zo vult u de afvalmodule in.

Het verschil met de LMA-melding

Veel bedrijven vragen zich af waarom zij afval in het e-MJV moeten melden als het ook al bij het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA) bekend is. Het verschil zit in wie meldt. In het e-MJV rapporteert de ontdoener, het bedrijf waar het afval vandaan komt. Bij het LMA meldt de ontvanger, de verwerker. Het is dus formeel geen dubbele melding.

Wel legt het bevoegd gezag de twee naast elkaar. Komen de cijfers niet overeen, dan krijgt u vragen. Dat gebeurt vaker dan veel bedrijven verwachten. In de praktijk zien wij verschillen van 10 tot 60% tussen de LMA-gegevens en de werkelijke afvalstromen van een bedrijf. U kunt het LMA dus niet zonder meer overnemen, en als indiener moet u de verschillen kunnen toelichten. geoFluxus beschikt ook over de LMA-gegevens en legt die vooraf naast uw brondata. Zo ziet u de verschillen voordat het bevoegd gezag ze ziet.

Meer hierover leest u in Waarom uw LMA-gegevens niet kloppen met uw eigen afvaldata.

Waar het bevoegd gezag op let

Bij de beoordeling van de afvalmodule kijkt het bevoegd gezag onder meer of:

• alle afvalstromen per EURAL-code en per verwerkingswijze zijn gemeld;
• zowel het gevaarlijke als het niet-gevaarlijke afval erin staat;
• de interne verwerking is ingevuld, of er staat expliciet dat die niet van toepassing is;
• de hoeveelheden in ton per jaar staan;
• de bepalingsmethode bij elke stroom is ingevuld;
• bij export van gevaarlijk afval de gegevens van de verwerker kloppen;
• de cijfers aannemelijk zijn.

Dat laatste is waar de meeste vragen vandaan komen. Het bevoegd gezag vergelijkt uw cijfers met die van vorig jaar en met de LMA-gegevens. Verschillen van meer dan 10% per EURAL-code leiden vaak tot een vraag om toelichting. Een nieuwe inzamelaar, een verbouwing of een gewijzigde productie kan een goede verklaring zijn, mits u die vooraf heeft uitgezocht.

Met geoFluxus levert u alleen uw facturen, weegbonnen en begeleidingsbrieven aan. Wij brengen alle afvalstromen per vestiging in kaart: van welke inzamelaar, met welke EURAL-code, naar welke verwerking. Elk getal is terug te leiden naar het document waar het vandaan komt. Komen er vragen, dan ligt het antwoord al klaar.

Hoe de beoordeling verder verloopt, leest u in Wat gebeurt er na het indienen van uw e-MJV?

Wat er gebeurt als het misgaat

Het e-MJV lijkt een formaliteit, totdat het misgaat. Een verslag dat te laat is, niet klopt of niet te onderbouwen is, kan een bedrijf in ernstige problemen brengen.

Dwangsommen. Bent u te laat, dan kan het bevoegd gezag direct een last onder dwangsom opleggen. Hetzelfde geldt als uw verslag niet aan de eisen voldoet. Brengt u het niet tijdig op orde, dan verbeurt u de dwangsom.

Uw naam in een openbaar register. Voldoet uw verslag na de beoordeling nog steeds niet, dan kan het bevoegd gezag een negatieve verklaring afgeven. Die wordt vastgelegd in het nationale PRTR, en dat register is openbaar. Iedereen kan dan zien dat uw vestiging niet aan de rapportageplicht heeft voldaan.

Strafrecht. Onjuist rapporteren is een economisch delict. Bewust onjuiste cijfers worden in principe strafrechtelijk vervolgd door het Openbaar Ministerie. Dan gaat het niet langer om een formulier, maar om een strafzaak.

Omwonenden en media kijken mee. Uw cijfers worden openbaar, en ze worden ook daadwerkelijk gelezen. In december 2025 deden Greenpeace en een bewonersstichting aangifte tegen een grote staalproducent, omdat die volgens hen jarenlang te lage uitstoot had gerapporteerd. Over die aangifte is nog niet beslist, maar de zaak haalde wel al het nieuws.

Er komen altijd vragen. Van de omgevingsdienst horen wij dat elke rapportage wordt opgevolgd met vragen. Uw cijfers moeten dus op orde zijn, en elk getal moet te onderbouwen zijn. Wie dan moet terugzoeken in losse spreadsheets, is weken bezig met een verslag dat al was ingediend.

Het meet- en registratiesysteem

Iedere vestiging die onder de regeling valt, moet een meet- en registratiesysteem hebben. Dat klinkt omvangrijker dan het is. Het is de vastgelegde werkwijze waarmee u uw cijfers verzamelt en bepaalt: welke gegevens, uit welke bron, op welke manier en hoe vaak.

Er is geen software voorgeschreven. Een spreadsheet is toegestaan, maar dan moet u wel kunnen aantonen hoe u aan elk getal komt: uit welke bron en met welke berekening. In de praktijk is dat met een spreadsheet lastig. Bestanden worden gekopieerd, formules aangepast en bronnen raken zoek. Bij geoFluxus is die werkwijze al ingericht. Elk getal is gekoppeld aan het document waar het vandaan komt, zodat de onderbouwing vastligt. Omdat al uw afvalstromen per vestiging in één overzicht staan, ziet u bovendien waar u kunt besparen of beter kunt scheiden.

De Leidraad Milieujaarrapportages op de site van het e-MJV helpt daarbij. Daar vindt u onder meer een voorbeeld van zo'n systeem en een checklist die het bevoegd gezag zelf gebruikt.

De onderbouwing van uw cijfers bewaart u vijf jaar. Denk aan facturen, weegbonnen, begeleidingsbrieven, berekeningen en de beschrijving van uw werkwijze.

Praktische tips

Begin niet pas in maart. Het invoeren zelf kost niet de meeste tijd; het verzamelen en controleren wel. Wie in januari begint, heeft ruimte om verschillen uit te zoeken voordat het bevoegd gezag ernaar vraagt.

Vertrouw niet blind op het overzicht van uw inzamelaar. Het jaaroverzicht van uw inzamelaar is een goede bron, maar niet automatisch volledig of juist geclassificeerd. De verantwoordelijkheid voor het verslag blijft bij u. Controleer of alle stromen erin staan en of de EURAL-code en de verwerking kloppen.

Bereid een overzicht voor voordat u gaat invoeren. Maak een overzicht met per regel de EURAL-code, de verwerkingswijze, de R- of D-code, de hoeveelheid en de bepalingsmethode. Zorg dat de totalen kloppen voordat u ze invoert. Voeg hetzelfde overzicht als bijlage bij uw verslag. Dat versnelt de beoordeling.

Vergelijk zelf met vorig jaar en met het LMA. Zoek de verschillen uit voordat u indient. Leg de verklaring vast en voeg die toe. Zo voorkomt u een ronde vragen.

Vergeet de onderaannemers niet. Afval dat aannemers op uw terrein produceren en afvoeren, telt mee. Vraag die gegevens tijdig op.

Leg uw werkwijze vast. Beschrijf hoe u uw cijfers bepaalt en waar de gegevens vandaan komen. Dan is het proces niet afhankelijk van één collega, en kan iemand anders het volgend jaar overnemen.

Regel uw accounts tijdig. Controleer in december wie de hoofdgebruiker is en of collega's nog toegang hebben. Heeft u meerdere vestigingen, vraag dan vóór 1 februari een concernaccount aan. Meer hierover leest u in Het e-MJV met meerdere vestigingen.

Veelgemaakte fouten

• Nuttige toepassing verwarren met recycling. Ook verbranden als brandstof (R1) valt onder nuttige toepassing. Gebruikt u dezelfde cijfers voor uw circulariteitsdoelen, houd dat onderscheid dan scherp.
• Alleen het gevaarlijke afval melden. Gaat u over een van de drempels, dan meldt u beide categorieën.
• Interne verwerking vergeten. Als u zelf afval verbrandt, stort of als brandstof inzet, hoort dat in het verslag.
• Verkeerde eenheden. Hoeveelheden staan in ton per jaar, niet in kilo of kubieke meter.
• Geen bepalingsmethode opgeven. Bij elke stroom hoort gemeten, berekend of geschat.
• Niet aansluiten op het LMA. Grote verschillen zonder toelichting leiden bijna altijd tot vragen.

Hoe geoFluxus het e-MJV makkelijker maakt

Wie het afvaldeel van het e-MJV zelf doet, is daar minstens 70 uur per vestiging per jaar mee bezig, vaak aangevuld met een ingehuurde consultant die alles controleert. geoFluxus neemt dat werk over. Wij richten ons daarbij alleen op het afvaldeel. De andere modules, zoals emissies, blijven bij uw eigen team.

Minder uren, geen externe controle nodig. Uw team is veel minder tijd kwijt aan het e-MJV. En omdat wij de data al controleren, hoeft er geen externe consultant meer naar te kijken.

Direct weten of u moet rapporteren. Of u boven de afvaldrempel zit, weet u pas als alle cijfers op een rij staan. Dat werk doen wij. Zo weet u direct of u moet rapporteren, en zo ja, dan ligt de rapportage al klaar.

Inzicht in al uw afvalstromen. U ziet per vestiging welke afvalstromen u heeft en waar ze naartoe gaan. Zo haalt u meer uit een verplichting: waar kunt u besparen, wat kan beter gescheiden worden?

Klaar voor de nieuwe regels. Vanaf 2027 gelden nieuwe Europese regels voor deze rapportage. Met geoFluxus bent u daar al op voorbereid.

Zo werkt het

1. Aanleveren. U uploadt of mailt facturen, weegbonnen en begeleidingsbrieven, of wij koppelen direct met uw ERP-systeem of uw inzamelaars. Alle vestigingen en alle inzamelaars op één plek.
2. Classificeren en verrijken. Onze algoritmes koppelen elke stroom aan de juiste EURAL-code, verwerkingswijze en R- of D-code, en vullen ontbrekende gegevens aan. Afvalexperts valideren elk datapunt.
3. Controleren. Wij leggen uw brondata naast de LMA-gegevens en naast de cijfers van vorig jaar, en sporen dubbelingen en ontbrekende gegevens op. De LMA-gegevens kloppen niet altijd, en als indiener moet u de verschillen verklaren. Wij maken ze vooraf zichtbaar, zodat u ze kunt toelichten voordat het bevoegd gezag erom vraagt.
4. Aanleveren van de rapportage. U ontvangt per vestiging de afvalrapportage in precies de indeling van de afvalmodule, inclusief de onderbouwing. Die kunt u als bijlage bij uw e-MJV voegen.
5. Indienen. Uw team neemt de cijfers over in het e-MJV en publiceert het verslag. Omdat de cijfers kloppen en de onderbouwing klaarligt, beperkt het werk zich tot het overnemen van de cijfers.

Dezelfde data kunt u bovendien gebruiken voor andere rapportages, zoals ISO 14001, CSRD (ESRS E5) en Scope 3.

Wat verandert er vanaf 2027?

Voor het verslag over 2026 verandert er niets, maar daarna wel. Vanaf verslagjaar 2027, voor het eerst te rapporteren in 2028, vervangt de nieuwe Europese verordening voor het Portaal industriële emissies (IEP) de huidige PRTR-verordening.

Wat dat precies betekent voor de modules in het e-MJV, is nog niet bekend. Houd er wel rekening mee dat er iets verandert in wat u rapporteert en hoe. Richt u nu uw afvaladministratie in, kijk dan verder dan het huidige format. Leg uw afvalstromen zo vast dat u ze per vestiging, per stroom en per verwerker kunt terugvinden. Dan hoeft u straks niet opnieuw te beginnen.

Tot slot

Het e-MJV komt elk jaar terug, en het afvaldeel kost de meeste tijd. Wie het hele jaar zorgvuldig registreert, tijdig begint en de verschillen vooraf uitzoekt, komt in maart weinig verrassingen tegen.

Wilt u de afvalmodule niet elk jaar zelf uitzoeken? geoFluxus levert uw afvalrapportage aan in de indeling van het e-MJV, inclusief de onderbouwing. Lees hoe dat werkt.