Wat gebeurt er na het indienen van uw e-MJV?

Met de publicatie van het e-MJV voor 31 maart is het werk nog niet afgerond. Het bevoegd gezag beoordeelt vervolgens uw verslag, en in de praktijk volgen er altijd vragen. In deze blog leest u hoe die beoordeling verloopt en hoe u ervoor zorgt dat deze snel is afgerond.

Hoe de beoordeling verloopt

Na publicatie gaat uw verslag naar het bevoegd gezag dat aan uw vestiging is gekoppeld, meestal de provincie of de omgevingsdienst die namens de provincie werkt. Het bevoegd gezag beoordeelt het verslag op drie punten:

• Volledigheid: staat alles erin wat erin moet staan?
• Consistentie: sluiten de cijfers op elkaar aan, en op die van vorig jaar?
• Juistheid: zijn de cijfers aannemelijk en goed onderbouwd?

Daarbij kijkt het bevoegd gezag ook naar uw meet- en registratiesysteem: hoe komt u aan uw cijfers? Bij twijfel kan het om opheldering of om een wijziging vragen. Dat verloopt vaak via het e-MJV zelf.

De termijnen

• Voor 1 april: uw verslag is ingediend.
• Voor 1 juli: het bevoegd gezag heeft uw verslag beoordeeld, inclusief eventuele aanvullingen.
• Uiterlijk 30 september: uitstel van de beoordeling is mogelijk tot deze datum.
• 1 oktober: het e-MJV sluit. Alles over het verslagjaar moet dan zijn afgerond.

In de periode van april tot juli komen de vragen dus binnen. Zorg dat iemand ze bijhoudt, ook tijdens de vakantieperiode.

Waar de vragen over gaan

Bij het afvaldeel gaan de vragen meestal over een aantal vaste onderwerpen:

• Verschillen met vorig jaar. Verschillen van meer dan 10% per EURAL-code leiden vaak tot een verzoek om toelichting.
• Verschillen met het LMA. Het bevoegd gezag legt uw cijfers naast de gegevens van het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen. In de praktijk wijken die 10 tot 60% af van de werkelijke afvalstromen. Lees meer in Waarom uw LMA-gegevens niet kloppen met uw eigen afvaldata.
• Ontbrekende stromen. Een stroom die vorig jaar wel in uw verslag stond en nu niet, of een inzamelaar die niet terugkomt.
• De verwerkingswijze. Bijvoorbeeld als u R13 of D15 hebt opgegeven, wat alleen opslag is.
• De bepalingsmethode. Veel geschatte hoeveelheden leiden tot vragen.
• Lege velden, zoals interne verwerking die niet is ingevuld en ook niet als "niet van toepassing" is aangevinkt.

Zo beantwoordt u de vragen snel

Zorg dat elk getal een bron heeft. Als u kunt laten zien uit welke factuur, weegbon of begeleidingsbrief een getal komt, is een vraag snel beantwoord. Moet u het nog nagaan in losse spreadsheets, dan bent u weken bezig.

Leg verklaringen vooraf vast. Hebt u de grote verschillen al voor het indienen onderzocht en beschreven? Voeg die verklaring dan als bijlage toe. Vaak blijft de vraag dan uit.

Beleg de kennis niet bij één persoon. Als alleen de collega die het verslag heeft opgesteld de antwoorden kent, ontstaat een probleem wanneer die persoon afwezig is. Leg uw werkwijze vast.

Reageer tijdig. Het bevoegd gezag moet voor 1 juli klaar zijn. Hoe sneller u reageert, hoe kleiner de kans op een volgende ronde vragen.

Hoe geoFluxus helpt om vragen snel te beantwoorden

Deze punten vragen veel voorbereiding, zeker bij meerdere vestigingen en inzamelaars. geoFluxus neemt dat werk over:

• Alle brondocumenten op één plek. Facturen, weegbonnen en begeleidingsbrieven van al uw vestigingen en inzamelaars worden centraal verzameld, via upload of een koppeling met uw ERP of inzamelaars.
• Elk getal herleidbaar tot de bron. Elke hoeveelheid in de rapportage is gekoppeld aan het document waar die vandaan komt.
• Juiste classificatie. Elke stroom krijgt de juiste EURAL-code, verwerkingswijze en R- of D-code. Afvalexperts valideren elk datapunt.
• Vooraf vergeleken met het LMA. geoFluxus beschikt over de LMA-gegevens en legt die per EURAL-code en per vestiging naast uw brondata.
• Vergeleken met vorig jaar. Verschillen met het vorige verslagjaar worden zichtbaar gemaakt, en dubbelingen en ontbrekende stromen worden opgespoord.
• Verschillen vooraf verklaard. U ontvangt de toelichting op de verschillen voordat u indient, zodat u die als bijlage kunt meesturen.
• Rapportage in de indeling van de afvalmodule. Per vestiging, met de volledige onderbouwing erbij.

Komt er een vraag van het bevoegd gezag, dan ligt het antwoord daardoor al klaar. U hoeft niets meer na te zoeken in losse bestanden. Lees hoe geoFluxus de afvalrapportage aanlevert.

De uitkomsten

Aan het einde van de beoordeling zijn er drie mogelijkheden:

• Geaccepteerd: u bent klaar voor dit jaar.
• Aanvulling gevraagd: u past de gegevens aan en publiceert opnieuw.
• Niet geaccepteerd: het verslag voldoet niet en is niet op tijd gecorrigeerd.

Als het niet goed gaat

Blijft de kwaliteit onvoldoende, dan kan het bevoegd gezag een last onder dwangsom opleggen. Brengt u het verslag dan nog niet op orde, dan verbeurt u de dwangsom. Voldoet het verslag daarna nog steeds niet, dan kan het bevoegd gezag een negatieve verklaring afgeven. Die wordt vastgelegd in het nationale PRTR, en dat register is openbaar.

Bewust onjuist rapporteren is bovendien een economisch delict. Dat wordt in principe strafrechtelijk vervolgd.

Achteraf iets wijzigen

Ontdekt u na acceptatie nog een fout? Dan gebruikt u het mutatieformulier van het e-MJV. Doe dat zo snel mogelijk, en in ieder geval voordat de gegevens openbaar worden.

Tot slot

Met het indienen is pas de helft van het werk gedaan. Wie de onderbouwing op orde heeft, is na de vragenronde snel klaar. Lees hoe geoFluxus de afvalrapportage aanlevert.